Brief pentru site: cum scrii unul pe care o agenție îl poate oferta

Brieful pentru site, numit uneori și caiet de sarcini, este documentul pe care îl trimiți agențiilor sau freelancerilor înainte să-ți facă o ofertă. Spune ce face firma ta, ce trebuie să obțină noul site, pentru cine e, ce trebuie să conțină și cât poți cheltui. Nu trebuie să fie lung sau tehnic: două-trei pagini scrise pe înțeles ajung. Trebuie în schimb să răspundă la întrebările la care altfel fiecare furnizor răspunde cu propriile presupuneri, pentru că acolo ajung ofertele pentru „același site” la mii de euro distanță. Ghidul îți dă secțiunile, un model pe care îl poți copia și un exemplu real, brieful din spatele site-ului pe care îl citești.

Ce este un brief și ce nu este

Un brief descrie problema și constrângerile; oferta agenției descrie soluția. Împărțirea asta contează. Îți cunoști firma, clienții și bugetul mai bine decât oricine, deci ele intră în brief. Ce platformă să folosești, de câte șabloane are nevoie designul sau cum se structurează baza de date sunt lucrurile pentru care plătești agenția. Un brief care impune tehnologia primește adesea oferte pentru proiectul greșit, bine făcut.

Practica germană de proiect are cuvinte precise pentru cele două jumătăți. Lastenheft este documentul clientului: tot ce cere clientul de la lucrare. Pflichtenheft este răspunsul furnizorului și spune cum va îndeplini acele cerințe. Definițiile vin din standardul german de management de proiect DIN 69901-5, iar împărțirea funcționează la fel în orice limbă; în română, cel mai apropiat echivalent al primului e caietul de sarcini.

De ce brieful decide prețul

Când două oferte pentru același brief sunt foarte departe una de alta, brieful a lăsat de obicei loc pentru două proiecte diferite. O agenție a citit „un magazin online” ca un magazin găzduit cu o temă standard, cealaltă ca o dezvoltare la comandă cu legătură la ERP. Niciuna nu greșește; ofertează lucruri diferite. Intervalele și factorii de cost din ghidul nostru despre cât costă un site sunt în mare parte întrebările la care un brief bun răspunde dinainte.

Cerințele neclare costă tot proiectul, nu doar oferta. În cercetarea PMI despre managementul cerințelor, 47% dintre proiectele nereușite nu și-au atins obiectivele din cauza cerințelor inexacte. O pagină de răspunsuri clare înainte de prima întâlnire e cel mai ieftin remediu care există.

Începe cu obiectivul, nu cu paginile

Scrie întâi obiectivul, ca o singură propoziție care se poate măsura: mai multe cereri de la un anumit tip de client, comenzi online în loc de comenzi la telefon, mai puține apeluri la suport, recrutare. Tot restul briefului servește propoziției ăsteia, iar în jurul ei trebuie să proiecteze o agenție. „Un site modern” nu e un obiectiv; e o descriere a ce ai acum, minus părțile care nu-ți plac.

Apoi descrie oamenii pentru care e site-ul: cine sunt, ce vin să găsească, ce îi convinge și dacă ajung de pe telefon sau de pe laptop. Două rânduri pentru fiecare public ajung. Dacă ai date de analiză de pe site-ul actual, spune ce procent din vizitatori vin de pe mobil; schimbă brieful de design mai mult decât orice preferință de culoare.

Pagini, funcții și conținut

Enumeră paginile pe care le aștepți, chiar și aproximativ: acasă, servicii, câte o pagină pentru fiecare serviciu, despre noi, contact. Apoi enumeră separat funcțiile, pentru că în funcții se ascunde efortul. Un formular de contact e o treabă mică; un calculator de ofertă, un sistem de programări, o zonă pentru membri sau o a doua limbă schimbă fiecare proiectul. Spune care sunt esențiale la lansare și care pot veni mai târziu.

Fii sincer în privința conținutului. Spune cine scrie textele, cine aduce fotografiile și dacă există deja. Conținutul care vine târziu e unul dintre cele mai frecvente motive pentru care proiectele de site întârzie, cum explică ghidul nostru despre cât durează un proiect de site, iar o agenție care știe că scrie ea textele le va planifica și le va pune în preț.

Integrările și site-ul pe care îl ai deja

Numește fiecare sistem cu care trebuie să vorbească site-ul: CRM-ul care primește cererile, procesatorul de plăți, programul de facturare, unealta de newsletter, calendarul de programări, gestiunea de stoc. Fiecare e o bucată de muncă cu propriile riscuri și e partea dintr-o ofertă care variază cel mai mult între furnizori. Dacă nu știi dacă e nevoie de ceva, scrie-l ca întrebare.

Dacă există deja un site, dă-i adresa și spune ce trebuie să rămână: paginile care aduc cereri, adresele spre care au linkuri alte site-uri și traficul din căutări pe care îl are. Un redesign care schimbă adresele fără redirecționări poate pierde traficul ăsta peste noapte; redesign fără să pierzi SEO arată ce să ceri.

Designul: arată, nu descrie

Cuvinte ca „curat”, „modern” și „premium” înseamnă altceva pentru fiecare om care le citește. Linkurile, nu. Enumeră trei până la cinci site-uri care îți plac și spune ce îți place la fiecare, navigația unuia, fotografiile altuia, apoi unul sau două care nu-ți plac și de ce. Spune ce elemente de brand există: fișierele logoului, culori, fonturi, fotografii. Dacă încă nu ai un brand adevărat, logo vs identitate de brand explică ce merită decis întâi, iar de ce vine designul înaintea dezvoltării explică ce ar trebui să aprobi înainte să se construiască ceva.

Bugetul și termenul: dă un interval

Dă un interval de buget. Fără el, fiecare agenție ghicește cât poți cheltui și proiectează după ce a ghicit, așa că o ofertă e un site pe șablon și următoarea o platformă la comandă, și nu le poți compara. Un interval, de pildă între 4.000€ și 6.000€, îi lasă pe fiecare furnizor să-ți spună ce încape în el și nu-ți slăbește poziția de negociere; scutește pe toată lumea de o rundă de oferte pentru un proiect pe care nu l-ai fi cumpărat niciodată. Ghidul nostru de prețuri arată cât cer de obicei agențiile pentru fiecare tip de site.

Dă data de lansare și spune de ce contează. Un târg, lansarea unui produs sau sfârșitul contractului cu hostingul actual e o dată fixă, iar planul se construiește de la ea înapoi. „Cât mai repede” nu e o dată; nu-i spune agenției nimic despre ce poate sacrifica.

Un exemplu real: brieful din spatele acestui site

Propriul nostru site ar fi avut un brief ca ăsta. Firma: o agenție de web design și dezvoltare din București, care lucrează pentru clienți din Germania, România și de mai departe. Obiectivul: cereri de la firme mici și mijlocii, măsurate prin formularele de contact trimise. Publicul: proprietari de firme și oameni de marketing care citesc în engleză, germană sau română. Funcțiile: același site în trei limbi pe trei domenii, levelui.com, levelui.de și levelui.ro, prețuri fixe publicate pentru fiecare pachet, o bibliotecă de ghiduri, plus un portal pentru clienți și un panou de administrare în aceeași aplicație. Conținutul: scris de noi, în toate trei limbile, niciodată tradus cuvânt cu cuvânt.

Fiecare dintre aceste rânduri schimbă oferta. Trei limbi pe trei domenii înseamnă trei seturi de conținut și trei prezențe în căutări, nu un site cu un buton de limbă. Prețurile publicate înseamnă că paginile de prețuri fac parte din construcție. Un portal pentru clienți înseamnă conturi, permisiuni și date, adică software, nu web design. Scrise de la început, niciunul nu surprinde pe nimeni.

Cum îl trimiți

Trimite același brief la trei sau patru furnizori și invită-i să pună întrebări înainte să facă oferta. Întrebările care vin înapoi sunt primul test real al fiecărei agenții: cele bune întreabă despre obiectiv, integrări și conținut și îți spun unde brieful tău nu e clar. Ghidul nostru despre cum alegi o agenție de web design arată cum compari ofertele care vin înapoi.

Dacă preferi să gândești brieful întâi cu cineva, Sesiune strategie e un workshop video de două ore construit în jurul briefului tău, din care pleci cu un rezumat scris și un jurnal de decizii pe care îl poți trimite oricui, inclusiv altor agenții.

Surse

Modelul e al nostru. Cele două surse externe acoperă costul cerințelor neclare și definițiile standardului german pentru documentele clientului și ale furnizorului.

• PMI — Requirements Management: A Core Competency for Project and Program Success ↗

  Raport detaliat Pulse of the Profession: 47% dintre proiectele nereușite nu și-au atins obiectivele din cauza managementului inexact al cerințelor. În engleză.

• Wikipedia (germană) — Lastenheft ↗

  Documentul de cerințe al clientului așa cum îl definește DIN 69901-5 și cum diferă de Pflichtenheft-ul furnizorului. În germană.